Contrats de location automatisés
Le contrat se génère depuis la réservation : les informations du client et du véhicule sont déjà là, il ne reste qu'à imprimer ou faire signer. Fini les formulaires recopiés à la main pendant que le client attend au comptoir.
- Modèles conformes aux mentions obligatoires applicables en Tunisie
- Personnalisation de vos propres modèles et conditions particulières
- État des lieux départ / retour avec photos horodatées attachées au contrat
- Prolongation et avenant sans ressaisir le dossier
Facturation et encaissements
Chaque restitution produit sa facture, numérotée et datée automatiquement. C'est la seule façon d'éviter les locations qui sortent du parc sans jamais être facturées — le trou de marge classique en haute saison.
- Calcul automatique de la durée, du kilométrage supplémentaire et du carburant
- Numérotation séquentielle continue, factures en PDF téléchargeables
- Suivi facturé / encaissé pour identifier immédiatement les impayés
- Export CSV et Excel vers votre logiciel de comptabilité
Gestion de flotte
Chaque véhicule a sa fiche : état, disponibilité, kilométrage, historique d'entretien et revenus générés. Vous savez à tout moment quelles voitures travaillent et lesquelles dorment au parking.
- Taux d'utilisation calculé par véhicule et par mois
- Kilométrage relevé au départ et au retour, propagé aux compteurs de maintenance
- Coût d'entretien cumulé rapporté au revenu, pour décider quand revendre
- Statut temps réel : disponible, loué, en maintenance, immobilisé
Réservations et planning
Un planning unique alimenté par tous vos canaux — comptoir, téléphone, WhatsApp. La disponibilité est vérifiée à la saisie, ce qui rend le double booking structurellement impossible.
- Vue calendrier par véhicule et par catégorie
- Blocage automatique des véhicules en maintenance dans les disponibilités
- Acomptes et conditions d’annulation rattachés à la réservation
- Passage en un clic de la réservation au contrat signé
Maintenance préventive
Les seuils d'entretien se déclenchent sur le kilométrage réel saisi au retour de location. Personne n'a besoin de penser à la vidange : le système la réclame au bon moment.
- Seuils kilométriques par type d’intervention (vidange, freins, distribution, pneus)
- Historique complet des interventions et des coûts par véhicule
- Rattachement des factures de garage à la fiche véhicule
- Immobilisation planifiée visible dans le planning des réservations
Finances et rentabilité
Le chiffre d'affaires ne dit rien de la marge. Le module financier rapproche les revenus de chaque véhicule de ce qu'il vous coûte réellement — assurance, entretien, dépréciation, frais fixes.
- Prix de revient journalier par véhicule
- Marge par location et par catégorie de véhicule
- Encours clients et ancienneté des créances
- Cautions : montants retenus, restitués, en attente
Clients, documents et risques
La fiche client conserve pièces d'identité, permis, historique de locations et incidents. Un client qui revient est traité en deux minutes ; un client à risque est signalé avant que vous ne confirmiez.
- Pièces scannées rattachées au dossier, dates de validité surveillées
- Historique complet des locations, paiements et litiges
- Signalement des impayés et des dommages non réglés
- Base partagée entre agences abonnées pour les clients à risque
Alertes et échéances
Assurance, visite technique, vignette, retour de véhicule, relance d'impayé : les échéances qui coûtent cher quand on les oublie remontent d'elles-mêmes, à J-30 puis à J-7.
- Échéances administratives par véhicule avec double rappel
- Retours attendus du jour et retours en retard
- Séquence de relance des impayés déclenchée automatiquement
- Notifications par e-mail et dans l’application mobile
Multi-agences et inter-agences
Chaque site garde son parc, son équipe et ses droits d'accès, tout en restant consultable depuis un espace centralisé. Quand votre parc est complet, vous puisez dans celui d'une agence partenaire au lieu de refuser la demande.
- Tableau de bord consolidé sur toutes vos agences
- Droits utilisateurs par site et par rôle
- Transferts de véhicules entre agences tracés
- Location inter-agences avec répartition du revenu
Statistiques et tableaux de bord
Les chiffres qui pilotent une agence tiennent sur un écran : revenu du mois, taux d'utilisation, alertes ouvertes, encours client. Sans outil, ce suivi prend des journées et finit par ne plus être fait.
- Tableau de bord temps réel dès la connexion
- Comparaison mois par mois et saison par saison
- Classement des véhicules par rentabilité
- Suivi des demandes refusées, pour guider vos prochains achats
Application mobile
La remise et la restitution se font sur le parking, pas devant un ordinateur. L'application mobile couvre l'état des lieux photo, le relevé du compteur et la signature, hors connexion si nécessaire.
- État des lieux photo depuis le téléphone
- Relevé kilométrique et niveau de carburant au retour
- Consultation des disponibilités en déplacement
- Alertes poussées sur mobile
Sécurité, sauvegarde et accès
Vos données de location, vos contrats et vos factures ne vivent plus sur un seul ordinateur du bureau. Elles sont stockées dans une base PostgreSQL sur serveur dédié, sauvegardée intégralement chaque jour, et ne sont accessibles qu'une fois l'utilisateur authentifié.
- Base de données PostgreSQL sur serveur dédié
- Sauvegarde complète automatique, tous les jours
- Accès authentifié par token : aucune donnée lisible hors session connectée
- Comptes nominatifs avec droits par rôle
- Journal des actions sensibles (annulation, remise, avoir)
- Aucune installation : accès navigateur, mises à jour incluses